Quando si parla di processi aziendali e della loro digitalizzazione, che non è un mero trend attuale (quindi una moda). È un’oggettiva necessità per restare competitivi sul mercato, bisogna inziare dal principio, cioè capire effettivamente che cos’è un processo.
Iniziamo dalle parole
Che cos’è un processo?
(©Law&Order – 1990/in corso)
Stando alla definizione di wikipedia:
“In economia aziendale il processo aziendale (o business process) è un insieme di attività interrelate, svolte all’interno dell’azienda nell’ambito della gestione operativa delle sue funzioni aziendali, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto finale (output del processo) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente). Il processo è teso al raggiungimento di un obiettivo aziendale, determinato in sede di pianificazione, se questa è presente.”
Fonte: Wikipedia
In realtà si può semplificare dicendo che un processo è il modo in cui un lavoro viene svolto dal principio alla fine. Deve tenere conto anche di come va ad influire con gli altri processi che avvengono collateralmente. Deve considerare anche che questo deve produrre uno specifico risultato previsto a monte.
Pensate al ciclo della plastica: produco la bottiglia, questa viene riempita, venduta, consumata dal cliente finale. Poi viene gettata nella differenziata, raccolta, riciclata e reimmessa sul mercato magari sottoforma di tessuto.
Il ciclo di vita di un prodotto riciclabile è un processo, composto a sua volta da moltissimi processi intermedi.
La stessa cosa accade all’interno di una qualunque attività economica, che è quindi composta da decine e decine di processi differenti. Ad esempio, i processi di produzione si riferiscono alle attività che trasformano le materie prime in prodotti finiti. Mentre i processi di vendita si riferiscono alle attività che coinvolgono la promozione, la vendita e la distribuzione di prodotti o servizi. Altri esempi di processi in azienda includono i processi di gestione del personale, quelli finanziari e contabili, di marketing e di customer service.
Perché digitalizzare i processi?
Gli enormi passi avanti fatti dalla tecnologia informatica e delle telco ha radicalmente mutato gli scenari economici e dei mercati in un tempo estremamente rapido.
Attività considerate normali e standardizzate con tecnologie analogiche solo una decina di anni fa (come la stampa di una fattura per l’archiviazione) oggi sono considerate non solo obsolete, ma controproducenti.
Le prime a muoversi in questa direzione sono state, ovviamente, le grandissime enterprise: forti della loro capacità di investimento e dell’analisi dei dati (quasi nessuna PMI ha “in casa” almeno un professionista specializzato in Data Analisys, neppure oggi) hanno intercettato il potenziale offerto dalla digitalizzazione dei processi e l’hanno implementata fin dai suoi albori.
Ad oggi, i costi di transizione digitale si sono enormemente abbassati rispetto all’inizio: come logico, più un prodotto (in questo caso in senso lato) è richiesto, più operatori si affacceranno sul mercato per cavalcare la richiesta, più avviene un progressivo abbassamento dei prezzi.
Tecnologia o no, certe regole di mercato non cambiano mai.
Le tecnologie attualmente disponibili sono molte e permettono agire su diversi ambiti: l’Internet delle cose (IoT), l’automazione (RPA), l’Intelligenza Artificiale (AI) e il Cloud Computing sono solo alcuni esempi di tecnologie che rendono possibile la digitalizzazione dei processi.
I vantaggi della digitalizzazione dei processi
Ma quali concrete prospettive di guadagno hanno spinto le big enterprise per prime verso queste nuove soluzioni?
I vantaggi derivanti dalla transizione digitale sono:
- MAGGIORE EFFICIENZA: se nella stessa unità di tempo è possibile svolgere più lavoro, significa che a parità di tempo potrò guadagnare di più. Un sillogismo semplice da capire.
Il primo risultato del vantaggio dovuto all’efficientamento fu quello di Ford nel 1908, alla messa in vendita della prima Model T.
Il principio è il medesimo: invece di ottimizzare dal punto di vista meccanico (cosa che consideriamo comune e accettata), la digitalizzazione lo fa “virtualizzando” le informazioni.
Efficientare fa risparmiare tempo, che significa risparmiare denaro (ad esempio il tempo-lavoro umano, qui un approfondimento). Inoltre la digitalizzazione contruibuisce in modo sostanziale all’abbassamento degli errori (che a loro volta hanno in costo) e a migliorare la qualità del lavoro.
Inoltre, l’aumento dell’efficienza (ad esempio grazie alle RPA, qui un approfondimento), porta ad un aumento della produttività. - MAGGIORE ACCESSIBILITÀ: i processi digitalizzati sono disponibili ovunque e in qualsiasi momento, a patto che si disponga di una connessione internet. Ciò significa che i dipendenti possono accedere ai dati e ai processi di lavoro in remoto, il che rende più facile il lavoro a distanza. Inoltre, la digitalizzazione dei processi rende possibile la collaborazione in tempo reale tra i dipendenti grazie all’interscambio facilitato delle informazioni, il che migliora la produttività sia individuale che del team.
- MAGGIORE QUALITÀ DEL SERVIZIO: La raccolta di dati in tempo reale consente alle aziende di ottenere una migliore comprensione delle esigenze dei propri clienti. Questo che significa che possono personalizzare il servizio clienti e migliorare l’esperienza complessiva del cliente. Ad esempio, i clienti possono accedere ai propri dati e interagire con l’azienda in remoto, non dovendo necessariamente recarsi fisicamente in un’agenzia o un ufficio.
- MAGGIORE SICUREZZA: i dati sono ORO. Ad oggi, non solo è cruciale poter accedere ai dati in modo rapido e preciso e non basta neppure riuscire a sfruttarli potendo automatizzare i processi di analisi ed estrapolazione. Il nodo è la protezione: uno schedario in un’ufficio non è un buon sistema di conservazione delle informazioni. Allo stato attuale, nemmeno un server on premise (cioè installato localmente in Azienda) lo è. I costi per la messa in sicurezza FISICA degli apparati, il loro mantenimento e la loro sorveglianza sono elevatissimi. La DLP (Data Loss Prevention) è una delle attività principali di cui si occupa la Cyber Security, che premia soluzioni cloud di allocazione, backup e monitoraggio continui dei dati. Oltretutto adempiendo anche alle normative come il GDPR.
- MAGGIORE SOSTENIBILITÀ: i processi tradizionali basati sulla carta consumano una grande quantità di risorse naturali come l’acqua e l’energia. Limitarne fortemente l’uso contruibuisce a consumare meno risorse naturali. Inoltre, la possibilità di remotizzare i processi (ad esempio amministrativi o di management) con il remote working e lo smart working a sua volta aiuta a limitare le emissioni dovute agli spostamenti delle persone verso gli uffici. Meno automobili in circolazione, mezzi pubblici meno congestionati, possibilità di ridurre fisicamente gli spazi lavorativi. Quindi minori spese oltre che minori emissioni dovute al riscaldamento ed al raffrescamento. Infine, l’allocazione cloud dei sistemi aiuta, nonostante tutto, ad abbassare la richiesta energetica. Le grandi server farm strutturate ottimizzano i sistemi di alimentazione e di raffrescamento, oltre ad evitare l’obsolescenza delle macchine che le porterebbero a consumare di più del necessario (qui l’approfondimento sui problemi legati all’obsolescenza).
In conclusione
In conclusione, la digitalizzazione dei processi rappresenta un’opportunità per le aziende di migliorare l’efficienza e la produttività, ridurre i costi e migliorare la qualità del servizio offerto ai propri clienti.
Siamo specializzati nell’assessment dei processi e nel costruire soluzioni ICT orientate all’efficientamento.
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Elena Iseni
Mkt & Communication Nubys
