Settembre è un sempre un momento di fermento dopo l’estate e iniziare un nuovo percorso all’interno di un’Azienda è sempre un’esperienza emozionante: nuovi spazi, nuove persone, nuove procedure, nuove dinamiche…
Se l’HR che ha seguito la fase di recruiting è bravo (e l’Azienda è un minimo lungimirante), si occuperà anche di svolgere attività “meno burocratiche” ma altrettanto importanti come il tour dell’Azienda e la presentazione ai nuovi colleghi.
Tutto ciò è molto bello.
Ma è semplice la procedura di on-boarding? Colloquio, firma, stretta di mano e si va? No.
Può un software sviluppato ad hoc riuscire a snellire, semplificare e standardizzare i vari flussi coinvolti?
Certo che sì. Vediamo in che modo.
La corsa ad ostacoli dell’on-boarding
Non starò qui a spiegarvi come un HR dovrebbe fare il suo lavoro, non è di mia competenza.
Ma è di mia competenza avere a che fare coi flussi di lavoro.
La procedura di on-boarding (e per converso quella di off-boarding) mettono insieme molti flussi che attengono ad ambiti diversi.
Il primo è la burocrazia.
Assumere significa raccogliere, gestire e custodire (GDPR!!!) moltissimi dati, la grande parte dei quali sensibili, che vanno condivisi con enti e uffici diversi (l’ufficio paghe, l’INPS…).
Spesso sono coinvolte certificazioni (che hanno scadenze) o documentazioni speciali che vanno allegate al “fascicolo virtuale” del dipendente. Montagne di moduli e fogli (più o meno cartacei) che devono essere conservati. Se il vostro software non è in grado di offrire una gestione documentale attenta e sicura, avete già il primo problema. Peggio ancora se non avete un software specifico per la gestione del personale.
Se poi il vostro software non vi fornisce in automatico tutti i moduli necessari pronti per la firma ma dovete stare lì con la biro a riscrivere 6325385 volte gli stessi dati…
Il secondo è l’ICT aziendale, hi-tech on-boarding.
Ogni nuovo dipendente dovrà avere accesso al sistema ICT: credenziali di accesso ai PC o al Wi-Fi, badge di ingresso, sistemi di timbratura, accessi ad aree riservate/mensa… e in ottica di governance zero-trust è un aspetto tutt’altro che secondario. Ogni nuovo utente è un nuovo potenziale punto di ingresso per le cyber-minacce e deve essere correttamente gestito.
Se il software che usate non traccia anche la questione delle credenziali (e delle dotazioni hardware come PC e smartphone aziendali), avete il problema numero due. Bello grosso, oltrettutto.
Perché significa che “reparto IT” e “amministrazione” non condividono informazioni importantissime.
Il terzo è la persona
Il Welcome Kit è uno strumento grandioso.
Per Welcome Kit non intendo dare “t-shirt e borraccia” al nuovo dipendente (cioè, se volete dare gadget credo nessuno si lamenti… forse).
Il Welcome Kit come lo intendo io è qualcosa di davvero utile e funzionale al neo assunto, che non sa nulla del nuovo ambiente a cui deve cercare di adattarsi il più velocemente possibile. Dovrebbe contenere alcune cose fondamentali, personalizzate rispetto alla singola mansione e persona:
- Il Company Profile: è la prima forma di marketing, quello interno all’Impresa. Non è mai troppo presto per fidelizzare un dipendente. In compenso può diventare troppo tardi.
- Una mappa degli spazi: se l’Azienda è grande, è una cosa utilissima.
- Copia della documentazione fondamentale: contratto e accordo di riservatezza (se c’è).
- Mansionario (chi fa cosa aiuta a snellire le procedure)
- Rubrica e organigramma della propria area, con i recapiti (email e telefono lavorativi) e i ruoli di colleghi e responsabili.
- Un breve elenco di FAQ, per mansione: tipo “a chi mi devo rivolgere se manca la cancelleria?”
- Riepilogo delle proprie credenziali IT.
Tutto questo racchiuso in un solo PDF, spedito per email e apribile solo con password.
Personalizzato, utile e sicuro.
Un software ad hoc può farlo. In automatico, quindi niente “caccia al tesoro” dei vari pezzi.
Il vostro lo fa? Se non lo fa, beh, avete il problema numero tre.
Come minimo state perdendo (e state facendo perdere) un sacco di tempo, perché sapere le cose velocizza e migliora l’inserimento e il lavoro.
E in caso di off-boarding?
Rewind! Il processo, per lo più, è alla rovescia.
Si devono mandare le comunicazioni necessarie a tutti gli uffici/persone/enti coinvolti.
Vanno revocati gli accessi IT (e fisici come le chiavi, per chi le ha).
Va verificata la restituzione dei beni aziendali in uso (PC, smartphone, auto…).
Andrebbe ricordato che l’eventuale accordo di riservatezza non decade con la fine della collaborazione (per chi lo fa firmare in fase di assunzione, si intende).
Andrebbe fissata una “exit interview”: poche domande standard da porre all’ex collaboratore, in modo che possa evidenziare problemi, lacune e punti di miglioria dei processi interni.
Quasi nessuno la fa, invece è uno strumento davvero potente, che fornisce delle informazioni preziose per chi sa raccoglierle ed interpretarle.
Basterebbe una survey di pochi minuti sul portale aziendale, a chiusura del flusso di off-boarding: il classico esempio di operazione “minima spesa – massima resa”.
Quali vantaggi si ottengono nella digitalizzazione dell’on-boarding e nell’off-boarding aziendale?
Se i flussi di on e off boarding fossero completamente digitalizzati e snelliti, si potrebbero avere dei vantaggi enormi.
- MAGGIORI CONTROLLI E SICUREZZA INTERNI, non solo dal punto di vista IT
- SNELLIMENTO DELLA FASE DI INSERIMENTO DELLA RISORSA
- INFORMAZIONI CENTRALIZZATE, MONITORATE E NON RIDONDANTI E/O DISCORDANTI
- PROCESSO STANDARDIZZATO E ALERT SU PROCEDURE PENDENTI E SCADENZE (certificati o contratti in scadenza, documenti non presenti, ecc)
- GRATITUDINE DA PARTE DEL VOSTRO HR perché non perde un mucchio di tempo in attività a basso impatto come correre da un ufficio all’altro o segnarsi “pizzini” per ricordarsi le scadenze (vi pare poco?)
In conclusione
Il processo di on-boarding in azienda, come qualunque altro processo interno, trae grossi benefici dalla digitalizzazione.
In ottica generale, un software di on/off boarding ad hoc potrebbe sia interfacciarsi con eventuali gestionali già presenti che diventare un modulo di un progetto ERP di più ampio respiro.
Avete già letto del nostro Systhema Enterprise?
Elena Iseni
Mkt&Com Nubys
