Identificare le attività ridondanti può essere un esercizio prezioso per razionalizzare i flussi di lavoro e migliorare l’efficienza.
Quante volte ci ritroviamo a svolgere compiti “perché si fa così”.
Quante volte abbiamo la sensazione che “quell’operazione potrebbe essere più veloce, se solo…”
E quante volte ci siamo accorti che magari lo stesso task è stato svolto anche da qualcun’altro?
Come mandare in due, due email identiche, alla stessa persona, per lo stesso motivo?
Come individuare le attività ridondanti
Ecco tre passaggi che puoi seguire per individuare attività ridondanti:
- Mappatura del Processo: Inizia tracciando l’intero flusso di lavoro o processo. Suddividilo in singoli passaggi o attività e documentali uno per uno. Questa rappresentazione visiva ti aiuterà a vedere più chiaramente la sequenza delle attività e le loro interazioni.
- Analisi delle Attività: Rivedi ciascuna attività del processo e fatti delle domande critiche. Questa attività è necessaria per raggiungere l’obiettivo? Aggiunge valore al prodotto o al servizio finale? L’attività può essere combinata con un’altra per razionalizzare il processo? Questa analisi ti aiuterà a identificare le attività che potrebbero essere ridondanti o non essenziali.
- Dati e Metriche: Se riesci, esamina i dati e le metriche pertinenti relative al processo. Ci sono attività che richiedono costantemente più tempo rispetto ad altre? Ci sono attività che vengono raramente utilizzate o che non influiscono significativamente sui risultati finali? L’analisi dei dati può fornire indicazioni su quali attività potrebbero essere ridondanti.
- Feedback dei Membri del Team: Coinvolgi le persone che sono direttamente coinvolte nel flusso di lavoro. Potrebbero avere preziose intuizioni ed esperienze da condividere sulle attività che svolgono. Chiedi un feedback su eventuali attività ridondanti o aree in cui è possibile migliorare.
- Confronto con le Best Practices: Confronta il tuo flusso di lavoro con le best practices del settore o con organizzazioni di successo simili. Vedi se ci sono differenze significative che potrebbero indicare attività ridondanti.
- Test e Prove Pilota: Implementa i cambiamenti in piccola scala prima, magari attraverso progetti pilota. Osserva l’impatto della rimozione di determinate attività o del cambiamento del flusso di lavoro. In questo modo puoi valutare gli effetti prima di apportare cambiamenti su larga scala.
- Automazione e Tecnologia: Valuta se alcune attività possono essere automatizzate utilizzando tecnologie o software. L’automazione può ridurre notevolmente la necessità di attività manuali e ripetitive, eliminando così la ridondanza.
In conclusione
I flussi di lavoro e i processi non sono statici ma evolvono nel tempo. Fai periodicamente la revisione e la valutazione dei tuoi flussi di lavoro per identificare ed eliminare nuove istanze di ridondanza che potrebbero emergere.
Seguendo questi passaggi, puoi individuare attività ridondanti nel tuo flusso di lavoro e adottare misure adeguate per ottimizzare i tuoi processi, migliorando così l’efficienza e la produttività complessiva.
Elena Iseni
Mkt & Comm Nubys
