Che cosa sono le tecnologie RPA? Iniziamo srotolando l’acronimo: RPA sta per Robotic Process Automation, cioè Automazione Robotica dei Processi.
Il primo punto, quindi, è capire cos’è in concreto una RPA.
AI, RPA, Machine Learning e il grande mondo dell’hyperautomation
Quando si parla di software che svolgono mansioni “umane”, c’è spesso confusione fra AI, RPA, Machine Learning, Event-driven software: sono tutte tecnologie che rientrano nel più grande “cappello” conosciuto come hyperautomation, cioè l’insieme di strumenti informatici avanzati per l’automazione dei processi, a cui potremmo dedicare centinaia di pagine.
Oggi però voglio concentrarmi su una sola di queste, che è la tecnologia RPA.
Le RPA sono robot software che simulano l’interazione di un operatore umano su di un terminale e vengono “istruite” per fare solo ed esclusivamente quello per cui vengono programmate e nel modo in cui vengono programmate.
Nulla di più, nulla di meno. Non imparano da sole, non prendono decisioni autonome, non escono mai dal loro perimetro. Non sono assolutamente da confondere con le AI, che sono in grado di imparare in autonomia e di prendere decisioni sulla base dell’esperienza acquisita.
La grande potenza delle RPA è data dal fatto che sono “educabili” a fare pressoché qualunque operazione ripetitiva e standardizzata con altri software (back-end e front-end) nel medesimo modo in cui agirebbe un essere umano di fronte alla medesima interfaccia, in modo rapido e a costi molto contenuti, 7 giorni su 7 e h24.
Le RPA e il corollario alla Legge di Murphy
“Non ci si può mettere a far qualcosa senza che qualcos’altro non vada fatto prima”
(corollario alla Legge di Murphy)
Quando si parla di automazione dei processi con RPA, uno dei primi fatti che salta subito all’occhio è che non stiamo parlando di un “qualcosa di tecnico che basta accendere e funziona”. Non è, mutuando un’espressione informatica molto in voga anni fa, “plug & play“.
Ci sono almeno due elementi fondamentali da tenere in conto:
- aspetto umano: le RPA non si inseriscono all’interno di un’Azienda per sostituire le persone, ma sono COMPLEMENTARI allo svolgimento dei compiti.
- aspetto tecnico: una RPA di per sè non fa nulla. E’ un software che deve essere educato (cioè programmato) a svolgere dei compiti, ma senza essere programmato è niente. Inerte. Fermo.
La strada che conduce ad un effettiva e produttiva messa in operatività di queste tecnologie passa, necessariamente, attraverso un più ampio progetto di evoluzione dell’Impresa in ottica di trasformazione digitale. Questo non significa che gli operatori (umani) dovranno a loro volta essere formati per utilizzarle: queste sono infatti autonome e lavorano in modo autosufficiente rispetto ai colleghi umani. Non c’è bisogno di formare nessuno, in questo senso.
Il cambio sta nella prospettiva e nei flussi di lavoro, che vanno transitati verso la digitalizzazione.
Dato che le RPA sgravano da compiti ripetitivi, prevedibili e a basso impatto, si liberano tempo e risorse delle persone che quindi si ritrovano a fare le cose in modi e tempi diversi dai precedenti e questo passaggio va gestito al meglio.
La trasformazione va pensata e accompagnata con criterio: non si può calare una soluzione RPA nella dinamica complessa di un ufficio – ad esempio – dalla sera alla mattina. L’intero organismo va strutturato affinché l’implementazione di queste tecnologie vada a buon fine e porti i ROI cercati.
Altrimenti è come comprare una bella e luccicante chiave inglese per gettarla in un vecchio ingranaggio che gira male con la speranza che lo aggiusti.
Le tecnologie RPA promettono grandi risultati. E li portano.
Ma solo se la loro introduzione è curata dai giusti professionisti.
Un esempio pratico
Un esempio pratico di un flusso di lavoro: io arrivo in ufficio, accendo il pc, avvio i software che mi servono (fingiamo un gestore di posta elettronica e un gestionale amministrativo).
Arriva la mail di un fornitore con all’interno un link che permette di collegarmi al loro portale, autenticarmi e da lì poter scaricare la fattura dell’ordine che ho effettuato giorni prima e che è stato evaso. Fatto questo, devo aprire l’allegato, copiare manualmente i dati (cifre, date, scadenze…) all’interno del mio gestionale. Poi devo prendere lo stesso allegato e salvarlo in copia sul server aziendale in una cartella predisposta per questo.
Tempo di esecuzione del compito: 10 minuti, salvo contrattempi (squilla il telefono, un collega mi interrompe…)
Questa stessa identica mansione, inoltre, devo svolgerla almeno 10 volte al giorno; il tempo che devo investire, giornalmente, è in media di 100 minuti. Più di 1 ora e mezza.
Se invece lo facesse una tecnologia RPA?
Se invece lo facesse una tecnologia RPA, avremmo 3 vantaggi strategici e pratici immediati:
- Tempo di esecuzione ridotto a pochi secondi, con un’efficientamento del flusso quasi totale (ipotizzando 60 secondi di esecuzione, l’efficientamento della tempistica sarebbe del 90%).
- Abbattimento degli errori di data entry, perché l’errore umano di battitura capita, quello dell’RPA nel riconoscimento e nella trascrizione dei dati no.
- Recupero di molto tempo utile in cui posso dedicarmi ad altri compiti ad alto valore aggiunto.
I vantaggi economici
Per quanto riguarda le tecnologie RPA, i vantaggi economici da considerare sono almeno 4:
- Implementare una RPA non richiede investimenti in campo IT: il robot, che è allocato su una piattaforma esterna, si collega ai sistemi esistenti esattamente come farebbe un operatore fisicamente seduto ad una scrivania in ufficio, quindi non richiede hardware aggiuntivo coi relativi costi di gestione (acquisto, manutenzione, sostituzione per obsolescenza, corrente elettrica per alimentarlo…).
- Implementare un RPA è un’operazione molto snella e veloce dal punto di vista della programmazione, con tempi di rilascio e messa in operatività di poche settimane e non di anni: questo abbatte i costi di sviluppo. Meno ore, meno costo.
- Il risparmio di tempo conseguente all’efficientamento può rendere molto più produttivo il tempo-lavoro delle persone, che a parità di costo orario possono svolgere mansioni molto più redditizie per l’Azienda.
- Minore impatto degli errori umani: un errore di battitura di una cifra (e succede anche ai migliori!), può portare a danni con un forte impatto economico.
Innanzitutto il tempo perso a rimediare (che è un costo, perché le persone vengono pagate a ore), ma potrebbe anche tradursi in sanzioni fiscali (sappiamo quant’è puntiglioso il nostro fisco…) o in mancati incassi e addirittura in contenziosi con Clienti o Fornitori.
Perché, in definitiva, investire in tecnologie RPA
Ricapitolando:
- costano relativamente poco
- sono veloci da implementare
- sono efficienti e lavorano h24 instancabilmente
- permettono alle persone di lavorare meglio
- permettono all’Azienda di guadagnare di più
Cosa impedisce alla tua Azienda di cogliere tutte queste opportunità di crescita?
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Elena Iseni
Resp. Mkt Nubys
