Un software ERP (Enterprise Resource Planning) è un’applicazione informatica progettata per aiutare le imprese a gestire e integrare efficacemente le loro attività aziendali, efficientare i processi e digitalizzare le operazioni.
Un sistema ERP funge da “spina dorsale ICT” per un’azienda, consentendo di gestire e automatizzare una vasta gamma di processi aziendali, inclusi la contabilità, le risorse umane, l’inventario, la gestione della supply chain, la produzione e molte altre funzioni aziendali chiave.
Il software ERP consente di raccogliere, archiviare, gestire e interpretare i dati provenienti da diverse aree dell’azienda, fornendo una visione panoramica delle operazioni aziendali in tempo reale. Questo consente una migliore pianificazione, monitoraggio e controllo delle risorse, dei processi e dei flussi di lavoro aziendali.
Le funzionalità di un software ERP
Un sistema ERP può offire diverse funzionalità come:
- Contabilità e finanza: gestione dei libri contabili, fatturazione, gestione dei pagamenti, controllo di bilancio e rapporti finanziari.
- Gestione delle risorse umane: gestione dei dipendenti, registrazione delle presenze, pianificazione delle risorse umane, gestione delle prestazioni e dei salari.
- Gestione dell’inventario: monitoraggio delle scorte, gestione degli ordini di acquisto, gestione delle forniture e pianificazione della produzione.
- Gestione della supply chain: monitoraggio delle forniture, gestione dei fornitori, pianificazione e monitoraggio delle consegne.
- Gestione della produzione: pianificazione della produzione, monitoraggio dei processi di produzione, gestione della qualità e controllo dell’inventario.
- CRM (Customer Relationship Management): gestione dei clienti, gestione delle vendite, assistenza clienti e supporto post-vendita.
- Analisi aziendali: generazione di report, analisi dei dati, monitoraggio delle prestazioni aziendali e previsioni.
L’obiettivo principale di un sistema ERP è migliorare l’efficienza, l’agilità e la trasparenza aziendale, consentendo una migliore gestione delle risorse e una presa di decisioni più informata. Aiuta anche a eliminare la ridondanza dei dati e a migliorare la collaborazione tra i dipartimenti aziendali.
Nel concreto, un software ERP può integrare qualunque tipo di esigenza gestionale dell’impresa, in modo modulare e scalabile.
I vantaggi di un ERP in cloud
I vantaggi nella scelta di un ERP cloud based sono molti, tra cui:
- Accessibilità e flessibilità: un ERP in cloud consente l’accesso ai dati e alle funzionalità aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, a condizione di avere una connessione Internet. Ciò consente al personale di lavorare in modo remoto o in movimento, favorendo la flessibilità e la collaborazione.
- Aggiornamenti automatici: gli aggiornamenti del software vengono gestiti dal provider di servizi cloud. Questo significa che l’azienda non deve preoccuparsi di installare manualmente nuove versioni o correzioni di bug. Gli aggiornamenti vengono eseguiti in modo trasparente e regolare, garantendo che l’azienda utilizzi sempre la versione più recente del software.
- Riduzione dei costi: un sistema ERP in cloud può ridurre i costi di implementazione e gestione rispetto a un’infrastruttura locale. L’impresa non ha bisogno di investire in server hardware costosi, di dedicare risorse IT interne per la manutenzione del sistema o di gestire la sicurezza dei dati. Il provider di servizi cloud si occupa di tutti questi aspetti, offrendo un modello di pagamento basato su abbonamento o utilizzo.
- Scalabilità: consente di scalare facilmente le risorse in base alle esigenze dell’azienda. Se l’organizzazione cresce o ha picchi di attività, può richiedere immediatamente risorse aggiuntive dal fornitore.
- Sicurezza dei dati: I fornitori di servizi cloud di qualità offrono soluzioni di sicurezza avanzate per proteggere i dati aziendali. Ciò include crittografia dei dati, backup regolari, monitoraggio della sicurezza e protezione da minacce informatiche. Inoltre, l’archiviazione dei dati in un ambiente cloud sicuro riduce il rischio di perdita o danneggiamento dei dati rispetto a un’infrastruttura locale.
- Aggiunta di funzionalità: l’aggiunta di nuove funzionalità o moduli è spesso più semplice rispetto a un sistema locale. Il provider può offrire una gamma di applicazioni integrate che possono essere facilmente integrate nell’ERP esistente, consentendo all’impresa di espandere e personalizzare il sistema in base alle proprie esigenze specifiche.
Su misura o commerciale?
La differenza fra un ERP progettato su misura, quindi specifico per l’impresa, rispetto ad uno parametrico di tipo commerciale sono fondamentalmente 2:
In primo luogo, il costo. Può sembrare controintuitivo, ma un software parametrico commerciale ha dei costi di sviluppo complessivi maggiori rispetto ad una soluzione custom.
Se la mia azienda necessita di 3 funzioni rispetto alle 50 disponibili – più o meno modularmente – mi ritroverò comunque a pagare in parte anche i costi di sviluppo di funzionalità che o non uso (pur avendole disponibili mio malgrado) o non acquisto come add-ons alla soluzione basic.
Questi costi vengono spalmati su TUTTI i clienti, necessariamente: la software house deve ammortizzare le spese su più “teste” possibili.
(©Oscar – John Landis, 1991)
In secondo luogo, un software custom è strutturato per adattarsi esattamente ai flussi di lavoro esistenti mentre uno commerciale, giocoforza, costringe l’azienda ad adattarsi ai flussi così come sono stati pensati da altri. Può andare bene, ma può andare malissimo: ogni impresa è un microcosmo unico con sistemi di lavoro propri messi a punto in anni di esercizio. Non è affatto scontato che “il sistema medio” pensato dalla software house sia sovrapponibile al proprio. Anzi, è norma che non sia così.
Il risultato però è che “la toppa” sia “peggiore del buco”, perché per ottenere un avanzamento tecnologico indispensabile, si rischia poi di dover “integrare” in una qualche maniera con altri sistemi o complicando i flussi per adattarli al nuovo ERP in uso.
Per tutti o solo per le grandi imprese?
La scelta di un software ERP su misura è ideale per tutti: le PMI possono avere accesso a tecnologie di ultima generazione investendo in modo preciso e oculato rispetto alle loro reali necessità, senza pagare, quindi, per qualcosa che altrimenti utilizzerebbero solo in parte.
Per le grandi, perché la perfetta specificità delle funzioni integrate ed integrabili, ottimizza al massimo l’investimento.
In conclusione
Che tu sia “piccolo” o “grande”, la scelta di un ERP in cloud è vincente.
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Elena Iseni
Mkt & Comm Nubys
