Ci sono due tipi di persone: quelle che per talento/preparazione/mestiere hanno “il gene dei numeri” e quelle a cui manca. E avere a che fare coi costi può essere un dramma.
Stando ad un’indagine della Consob, l’80% degli italiani ritiene complicata la gestione delle finanze personali. L’OTTANTA. PER. CENTO.
Stiamo parlando di un ambito matematicamente semplice da monitorare e gestire.
Le voci di spesa sono relativamente poche e i flussi in ingresso uno o due.
Io monitoro 10 voci diverse di spesa… e già spacco il capello in 4.
Basta ampiamente la matematica del ginnasio e un foglio di Excel… o per i più hi-tech un’app gratuita per lo smartphone (sebbene io sia contraria a fornire a chissàchi i miei dati finanziari: come si dice “se una cosa è gratis, il prodotto sei tu”). Non bisogna avere un PHD in Business Administration per segnarsi quanto si spende di benzina o aspirine.
Eppure queste difficoltà sono evidenti e colpiscono 8 persone su 10.
Questa è la baseline.
Volete la riprova? Alla prossima assemblea di condominio provate a confrontare la faccia dell’80% delle persone (alle prese con bilancio di esercizio e preventivi) con questa immagine:
I costi in azienda
Ecco, se l’80% delle persone ha difficoltà a gestire persino la finanza personale, aumentiamo il grado di difficoltà e portiamo l’esempio in un’impresa di media grandezza (50 dipendenti, tanto per fingere uno scenario).
Ah, sento già la replica: “ma in azienda abbiamo STUDIATO e abbiamo anche il gestionale!”
Vero, l’istruzione è un grosso fattore.
Tuttavia è anche vero che la stragrande maggioranza dei software gestionali si limita a fare alcune operazioni, per quanto fondamentali: registra il dare e l’avere. Gestisce materialmente la fatturazione (attiva e passiva) e alla fine dell’anno fa il conto di quanto incassato e di quanto speso. Fine.
Il resto è affidato, ben che vada, a fogli Excel in mano al management: persone che per quanto qualificate e formate si vedono costrette a fare “i salti mortali” già solo per reperire le informazioni.
Dati non aggiornati e non condivisi: la conseguenza sono decisioni prese “dalla sera alla mattina”, senza una visione prospettica neanche nel medio termine e non per incopetenza o incapacità, ma per “mancanza materiale” delle condizioni necessarie per decidere altrimenti.
I costi occulti
Apriamo un piccolo angolo di questo vaso di Pandora: i costi occulti in un’attività sono tantissimi.
Si va dai 5 euro che si pagano per una singola risma di carta (moltiplicati per tutte le risme che si consumano, acquistate “al bisogno”) alle decine di migliaia che drenano silenziosamente dalle casse sotto forma di tempo sprecato e scarsa produttività.
Sui costi dovuti alla scarsa produttività ho già scritto qui.
Analizziamo per un attimo l’esempio della risma di carta.
Una risma, un marasma
Gli acquisti, in un’Azienda, sono una voce importantissima.
Tendenzialmente, gli acquisti considerati fondamentali (come le materie prime) vengono fatti trattando con i fornitori il miglior prezzo. E’ così che si fa, non vi sto svelando chissà che arcano.
Il problema però è che l’azienda fa una serie di acquisti “secondari” su cui non presta la stessa attenzione: l’esempio della risma è questo.
Se ogni risma acquistata al bisogno costa 5 € e nell’anno ripeto l’operazione 200 volte, avrò speso 100 €.
Se invece acquistassi in blocco 200 risme, trattando 3€ al pezzo, spenderei solo 600 €.
“400 €” nel bilancio di un’impresa che fattura “15 milioni” sono niente. Una goccia nel mare.
Ma il mare è fatto di gocce, di “400€ lì e 400 € là”.
Il problema però è a monte dei soldi spesi in più perché non si è trattato un acquisto con un prezzo/quantità. Il problema, troppo spesso, è che i conti si fanno solo alla fine.
O quantomeno, troppo tardi.
Bilancio vs Budget
Torniamo al nostro indispensabile software contabile: come dicevo, alla fine dell’anno ti dice quanto hai speso e quanto hai incassato.
Però devi fare un budget per l’anno successivo, altrimenti finisci per arrivare alla fine avendo speso molto di più e/o avendo incassato molto di meno, senza neppure che te ne sia reso conto nel mentre.
Se il bilancio è la fotografia – statica – del passato, il budget è il progetto (con dei margini di fluidità che andrebbero previsti prima) che riguarda il futuro, quello che non hai ancora né speso né incassato.
Sono gli obbiettivi, il recinto dentro cui restare.
Il supplizio di Sisifo
Diciamo che il budget, con tanta pazienza e moltissime ore, lo fai. Con Excel.
E centinaia di voci. Ognuna delle quali aggiornata a mano, reperendo – via telefono, email, a voce – i dati che servono. Senza uno storico con cui fare un confronto o andando a cercare i dati passati in una “caccia al tesoro” dove alla fine non vi danno nessun premio… insomma, perdendo giornate intere della vostra esistenza “cercando di contare i granelli di sabbia di una spiaggia, spostati in continuazione dalle onde”.
Tutto questo ripetuto ogni anno. Ogni mese. Ogni giorno.
Un supplizio degno di Sisifo.
Cosa cambia nei costi?
A fronte di un tale caos organizzativo, riuscire a monitorare le spese – più o meno occulte – è un’impresa titanica. Per quanto ci si impegni a tenere “il più aggiornato possibile” il nostro famigerato file di Excel con le cifre, esiste sempre un intervallo di tempo (magari di giorni o settimane) fra l’avvenimento/spesa e la presa di coscienza (finanziaria). Da nerd diciamo che la procedura “lagga”.
Dizionario NERD – Laggare: italianizzazione dall’inglese “Lag” (il significato letterale è “ritardo” o “latenza”), che in informatica indica una notevole diminuzione della velocità dell’applicazione, a causa di un’estrema congestione della rete o di una potenza di elaborazione insufficiente.
Non solo. Per quanto un file di Excel possa essere impostato bene, la quantità di dati coinvolti creerà un effetto caleidoscopico di difficile interpretazione.
Potreste costruirvi una dashboard dinamica coi grafici con Excel. Vero.
Investendo ore ed ore ed ore… e non è così semplice come lo fanno sembrare nei tutorial su YouTube.
Ma resta un’incomunicabilità fra i gestionali ed Excel, costringendovi a fare “copia-incolla” dei dati o addirittura un inserimento manuale da carta a foglio elettronico.
Ho davvero bisogno di farvi notare l’esponenziale possibilità di errore insita in una procedura gestita in questo modo? Oltretutto senza mai davvero avere la certezza di essere riusciti ad inserire tutti i dati, ancora prima di preoccuparsi della loro correttezza?
Senza contare l’abnorme quantità di tempo che vi costringe ad investire.
Vi pare che un AD non abbia di meglio da fare che occupare il 70% del proprio tempo a fare una cosa del genere?
Vi sembra tanto? Da quello che rileviamo nei nostri assessment, si arriva a punte del 90% del tempo.
NOVANTA PER CENTO DEL TEMPO DI UN AMMINISTRATORE DELEGATO passato a fare copia-incolla-cerca-chiama-telefona per mettere i dati in un Excel.
In conclusione
La gestione “ad ostacoli” del budget finisce per rendere quasi impossibile il monitoraggio dei costi, soprattutto di quelli secondari, con un conseguente spreco di tempo e di denaro.
Implementare una soluzione su misura che snellisca e semplifichi questa procedura permette di:
– azzerare il “lag” tra effettuazione-rilevamento della spesa, in automatico, senza copia-incolla
– evitare le spese inutili
– ottimizzare tutte le spese necessarie
– risparmiare le ore necessarie all’inserimento ed all’interpretazione di dati non normalizzati e caotici
– avere sempre la situazione monitorata in tempo reale
Il tutto, senza la necessità di stravolgere i propri sistemi informatici, senza dover necessariamente abbandonare software già in uso e con la possibilità, in un secondo momento, di poter implementare in modo scalare altri moduli (come la gestione documentale o quella dei fornitori).
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Elena Iseni
Mkt & Comm Nubys
