La digitalizzazione dei processi formativi può trasformare attività amministrative complesse in flussi più semplici, veloci e organizzati.
È il percorso intrapreso da Filos Formazione, agenzia formativa attiva a Torino e Novara, insieme a Nubys.
L’obiettivo del progetto era digitalizzare la gestione delle iscrizioni, delle anagrafiche e della documentazione degli studenti, riducendo le attività manuali e centralizzando le informazioni all’interno di un unico sistema.
Il risultato è una soluzione digitale che accompagna gli operatori dalla registrazione dello studente fino alla gestione dei documenti, della modulistica e dei dati necessari per report, controlli e rendicontazioni.
Perché digitalizzare i processi di un ente di formazione
Gli enti di formazione gestiscono ogni giorno grandi quantità di informazioni: anagrafiche, documenti di identità, corsi, iscrizioni, consensi, modulistica e dati richiesti dagli enti finanziatori.
Quando queste attività vengono gestite attraverso documenti cartacei e procedure manuali, aumentano i passaggi necessari per completare ogni pratica.
Per Filos Formazione, una delle esigenze principali era proprio ridurre il peso della gestione cartacea e rendere più semplice l’accesso alle informazioni.
La digitalizzazione ha permesso di trasformare diverse attività prima distribuite tra documenti e archivi fisici in un processo digitale più strutturato.
Gestione digitale degli studenti: dall’iscrizione all’anagrafica
Uno dei primi processi interessati dal progetto riguarda la gestione delle anagrafiche degli studenti.
Gli operatori possono inserire manualmente le informazioni oppure acquisire i dati attraverso la scansione dei documenti di identificazione.
La soluzione è utilizzabile anche da smartphone o tablet: fotografando i documenti, il sistema recupera le informazioni disponibili e facilita la compilazione dell’anagrafica.
In questo modo la gestione digitale degli studenti parte già dalla fase di iscrizione, riducendo gli inserimenti manuali e creando una base dati strutturata che può essere utilizzata nelle fasi successive.
Un unico sistema per gestire corsi, documenti e iscrizioni
La soluzione sviluppata da Nubys permette di centralizzare le informazioni relative allo studente e al percorso formativo.
All’interno dello stesso ambiente gli operatori possono gestire:
- dati anagrafici
- documentazione dello studente
- corsi e iscrizioni
- consensi
- scadenze dei documenti
- modulistica
- informazioni necessarie per report e rendicontazioni
La centralizzazione consente di evitare la frammentazione delle informazioni e permette agli operatori di recuperare più rapidamente i dati necessari.
Digitalizzazione documentale e modulistica precompilata
Un altro elemento importante del progetto riguarda la digitalizzazione della documentazione.
Filos Formazione può utilizzare template associati alle diverse tipologie di corso e di percorso formativo.
Le informazioni già presenti nel gestionale vengono utilizzate per precompilare automaticamente i documenti, evitando agli operatori e agli studenti di inserire più volte gli stessi dati.
Anche i template possono essere aggiornati in autonomia quando cambiano moduli, contenuti o requisiti documentali.
La gestione della modulistica diventa quindi più flessibile e integrata con il resto del processo.
Firma digitale tramite QR code
La digitalizzazione interessa anche la fase di firma.
Quando è necessario raccogliere una firma, il sistema può generare un QR code che lo studente inquadra direttamente con il proprio smartphone.
La pagina dedicata alla firma viene aperta sul dispositivo personale e, una volta completata l’operazione, l’informazione viene trasferita al sistema utilizzato dall’operatore.
Questo permette di ridurre ulteriormente i passaggi cartacei e rende il processo di iscrizione più semplice sia per lo studente sia per il personale di Filos Formazione.
Dashboard e dati disponibili per audit e rendicontazioni
La digitalizzazione dei processi formativi non riguarda solamente la gestione delle iscrizioni.
Un altro beneficio importante è la possibilità di avere i dati organizzati e disponibili quando servono.
Attraverso dashboard e strumenti di consultazione, Filos Formazione può monitorare informazioni relative a corsi, partecipanti e documentazione.
I dati possono inoltre essere filtrati ed esportati, facilitando la preparazione delle informazioni necessarie per audit, controlli e attività di rendicontazione verso enti pubblici e soggetti finanziatori.
Per un ente di formazione, poter recuperare rapidamente queste informazioni significa ridurre il tempo dedicato alla ricerca e alla preparazione manuale dei dati.
I vantaggi della digitalizzazione dei processi formativi
Il progetto realizzato per Filos Formazione mostra come la digitalizzazione possa intervenire concretamente sul lavoro quotidiano di un’organizzazione.
I principali benefici riguardano:
- riduzione della documentazione cartacea
- minori attività di inserimento manuale
- informazioni centralizzate
- modulistica precompilata
- gestione più semplice delle firme
- accesso più rapido ai dati
- semplificazione di audit e rendicontazioni
- maggiore controllo sulle informazioni relative a studenti e corsi
Il valore della soluzione non risiede quindi in una singola funzionalità, ma nella possibilità di collegare più attività all’interno dello stesso flusso digitale.
Digitalizzare significa ripensare i processi
La digitalizzazione non consiste semplicemente nel trasformare un documento cartaceo in un file digitale.
Significa osservare come viene svolta un’attività, individuare i passaggi manuali che generano complessità e progettare un processo più semplice.
È questo l’approccio seguito da Nubys nel progetto realizzato per Filos Formazione.
Partendo dalle esigenze operative dell’organizzazione, abbiamo sviluppato una soluzione in grado di accompagnare il lavoro quotidiano degli operatori e creare una base digitale sulla quale continuare a evolvere.
Come racconta Milena Dura, Direttrice di Filos Formazione, il valore della digitalizzazione emerge soprattutto nella possibilità di semplificare le attività quotidiane e ragionare su nuovi processi da migliorare in futuro.