Digitalizzare un processo aziendale non significa necessariamente eliminare gli strumenti già presenti e ricominciare da zero.
In molti casi, la soluzione più efficace consiste nel partire dall’infrastruttura esistente, comprenderne i limiti e sviluppare un sistema capace di integrarsi con essa, migliorando il lavoro quotidiano senza interrompere l’operatività.
È da questo approccio che nasce il progetto realizzato da Nubys per Tecnogas, azienda di Cormano specializzata nella rivendita di gas tecnici, industriali e medicali.
Un processo distribuito tra diversi canali
Il punto di partenza del progetto è stato il processo di gestione degli ordini.
Le richieste dei clienti potevano arrivare attraverso diversi canali: email, telefono, WhatsApp, contatto diretto con il commerciale oppure direttamente al banco. Ogni ordine doveva poi essere raccolto, inserito, verificato e organizzato tenendo conto delle successive attività logistiche.
Nel settore dei gas, infatti, preparare una consegna non significa soltanto stabilire una destinazione. È necessario considerare normative, quantità massime di carico e compatibilità tra i diversi prodotti trasportati.
Serviva quindi uno strumento che permettesse di centralizzare le informazioni e accompagnare l’ordine lungo tutte le sue fasi, dalla ricezione alla consegna.
Una piattaforma sviluppata sulle esigenze di Tecnogas
Dopo aver analizzato il processo esistente, Nubys ha sviluppato una piattaforma custom dedicata alla gestione degli ordini.
Il sistema mette a disposizione una dashboard riepilogativa attraverso cui Tecnogas può monitorare il numero degli ordini, la loro provenienza e lo stato di avanzamento delle attività.
Gli operatori possono inserire nuovi ordini, consultare le informazioni già registrate, aggiungere note e allegati, modificare gli stati e gestire più operazioni contemporaneamente.
La piattaforma non nasce quindi come un prodotto standard da adattare all’azienda, ma come una soluzione costruita partendo dal modo in cui Tecnogas lavora realmente.
L’integrazione con il gestionale legacy
Uno degli aspetti centrali del progetto è l’integrazione con il gestionale storico già utilizzato dall’azienda.
Tecnogas aveva la necessità di continuare a utilizzare il proprio sistema per la gestione del magazzino e del ciclo di vita dei prodotti, ma non voleva intervenire direttamente su un software ormai poco flessibile.
Abbiamo quindi creato un collegamento tra la nuova piattaforma e il gestionale esistente.
Quando un ordine viene completato, i dati necessari possono essere sincronizzati con il sistema aziendale, evitando agli operatori di inserire nuovamente le stesse informazioni.
Anche durante la creazione degli ordini, la piattaforma può recuperare dal gestionale dati come le ragioni sociali e le informazioni già presenti nelle anagrafiche.
Il risultato è un flusso più continuo, nel quale il nuovo applicativo e l’infrastruttura storica comunicano tra loro senza duplicare il lavoro.
Dalla gestione degli ordini a un ecosistema più ampio
La gestione degli ordini rappresenta il cuore del progetto, ma la piattaforma è stata progressivamente ampliata con ulteriori funzionalità.
Una sezione è dedicata alla gestione dei mezzi aziendali. Grazie ai dati provenienti dalle centraline installate sui veicoli, Tecnogas può consultare informazioni relative ai percorsi, alle soste, ai tempi di guida, agli eccessi di velocità e all’utilizzo dei mezzi.
Questi dati vengono inoltre storicizzati, superando i limiti temporali del sistema originario da cui vengono recuperati, e possono essere esportati per successive analisi.
Un altro intervento ha riguardato il censimento delle anagrafiche. La precedente gestione tramite form è stata sostituita da un applicativo personalizzato, capace di effettuare controlli e calcoli automatici e di salvare direttamente le informazioni nel gestionale aziendale.
In questo modo, i dati risultano più strutturati, controllati e già allineati con gli altri sistemi.
Una soluzione pensata per evolvere
Il progetto Tecnogas mostra come sia possibile innovare senza interrompere ciò che già funziona.
La piattaforma è stata progettata per essere scalabile e per accogliere nuove integrazioni. Tra le possibili evoluzioni rientra, ad esempio, l’ottimizzazione dei percorsi logistici, considerando tempi di percorrenza, limitazioni alla circolazione e caratteristiche dei mezzi.
A raccontare l’esperienza e l’evoluzione del progetto è Matteo Tomba, amministratore di Tecnogas, che evidenzia come la soluzione sviluppata da Nubys stia supportando l’azienda nella gestione delle attività quotidiane e nella costruzione di un processo sempre più integrato.
Per Nubys, la digitalizzazione parte proprio da qui: osservare il lavoro reale delle persone, collegare sistemi diversi e sviluppare strumenti che rendano i processi più semplici, tracciabili e pronti a evolvere.